รู้ระบบการจัดการโกดังและคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ

สำหรับ SME ที่ดำเนินธุรกิจในสายงานผลิตหรืออยู่ในภาคส่วนของอุตสาหกรรม สิ่งหนึ่งที่สำคัญในธุรกิจของคุณนั้นก็คือโกดังและ คลังสินค้า (Warehouse) เพราะเป็นพื้นที่สำหรับการจัดเก็บสินค้าทั้งสินค้าขาเข้าหรือพักสินค้าขาออกก่อนการขนส่ง ซึ่งคลังฯ ที่ดีจะต้องมีพื้นที่ที่เพียงพอและเหมาะสมกับสินค้าที่โรงงานของคุณผลิต เช่น สินค้าของคุณคือเครื่องสำอางหรืออาหารเสริม คลังที่ดีที่จะสามารถจัดเก็บสินค้าประเภทเครื่องสำอางและอาหารเสริมจะต้องมีการควบคุมอุณหภูมิให้เหมาะสมกับการเก็บสินค้าประเภทนี้เพื่อไม่ให้เสื่อมสภาพได้ง่าย เป็นต้น

อีกทั้งผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจยังต้องพิจารณาเรื่องของพื้นที่ตั้งและแวดล้อมโดยรอบก่อนการตัดสินใจซื้อ - ขายคลังสินค้า สำหรับใช้ในธุรกิจของคุณว่าตั้งอยู่ในพื้นต่ำจนทำให้เกิดน้ำท่วมได้หรือไม่? การคมนาคมขนส่งสะดวกสบายหรือหรือติดขัดหรือไม่อย่างไร? นอกจากสิ่งที่กล่าวมานั้น การที่คุณจะมีโกดังและคลังที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณได้นั้น ที่สำคัญที่สุดก็คือระบบการจัดการคลังฯ ที่ดีด้วย

ความสำคัญของระบบการจัดการโกดังและ คลังสินค้า (Warehouse Management System) หรือระบบ WMS

ระบบ WMS ที่มาจากคำว่า Warehouse Management System คือระบบการจัดการของคลังหรือโกดังให้มีความรวดเร็ว สะดวกสบายและประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพื่อลดความผิดพลาดเสียหายให้กับธุรกิจของคุณ ยิ่งในปัจจุบันนี้ การทำธุรกิจไม่ว่าจะภายในหรือนอกประเทศมีการแข่งขันกันอย่างดุเดือด ความเร็วสะดวกสบายในการบริการและความมีประสิทธิภาพที่ดีของผลิตภัณฑ์ คือหัวใจของการทำธุรกิจให้ประสบความเร็จในยุคนี้ และปัจจัยหนึ่งที่เป็นกลยุทธ์สำคัญซึ่งจะช่วยให้คุณขับเคลื่อนธุรกิจให้ทัดเทียมคู่แข่งในตลาดได้ก็คือ ‘ระบบการจัดการคลังสินค้าที่ดี’ นั่นเอง

เพราะระบบการจัดการคลังที่ดี สามารถเปลี่ยนแปลงการทำงานในโรงงานหรือธุรกิจของคุณให้มีความถูกต้องแม่นยำ ช่วยลดต้นทุนจากการสูญเสียและผิดพลาด อีกทั้งยังช่วยปรับปรุงกระบวนการสั่งซื้อลดต้นทุนแรงงาน และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าได้อีกด้วย ยิ่งในปัจจุบันที่มีการพัฒนาเทคโนโลยีให้มีความทันสมัยมากขึ้น ก็มีซอฟแวร์ต่างๆ ที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อช่วยให้ระบบ WMS นี้มีความแม่นยำ รวดเร็ว สะดวกสบายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นนำเทคโนโลยี AI หรือ IoT เข้ามาใช้ในระบบโลจิสติกส์แบบครบวงจร รวมถึงโกดังและ คลังสินค้า ซึ่งในอนาคตอันใกล้นี้เราเชื่อว่าก็จะมีให้ได้เห็นกันมากขึ้นเรื่อยในประเทศไทย

3 หลักการสำคัญของระบบ คลังสินค้า Warehouse Management System

1. การรับสินค้า (Receiving) : เมื่อขั้นตอนของการผลิตในโรงงานของคุณแล้ว ขั้นตอนสำคุญต่อมาคือการนำส่งสินค้าและผลิตภัณฑ์เข้าสู่คลังเพื่อจัดเก็บอย่างเป็นระบบระเบียบ โดยขึ้นตอนแรกที่เกิดขึ้นในระบบของ คลังสินค้า ก็คือการรับสินค้าเข้ามายังคลัง โดยสิ่งสำคัญในขั้นตอนนี้ก็คือ การทำบันทึกรายละเอียดของสินค้าแต่ละชิ้นเพื่อทำการแยกประเภทหรือหมวดหมู่ของสินค้า รวมถึงจำนวน, ที่อยู่, มูลค่า, รหัส SKU ของสินค้า
   
   นอกจากนั้นยังช่วยให้คุณสามารถรู้ความเคลื่อนไหวของสินค้าว่าออกจากต้นทางเท่าไหร่และเข้ามาเก็บปลายทางเท่าไหร่ โดยระบบ WMS ที่ทันสมัยจะช่วยให้คุณจองพื้นที่ให้ล่วงหน้า ยิ่งหากธุรกิจของคุณมีการผลิตหรือนำเข้าสินค้าหลากหลายประเภท และมีผู้ที่ต้องใช้งานพื้นที่ในการจัดเก็บสินค้าหลายคนหรือหลายทีม ระบบของ คลังสินค้า หรือWMSจะช่วยในการวางแผนการใช้พื้นที่ในคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ
   
   
2. การจัดเก็บสินค้า (Storage) : เป็นขั้นตอนของการนำสินค้าไปจัดเก็บในพื้นที่และตำแหน่งที่เหมาะสม เพื่อให้จัดเก็บสินค้าได้อย่างพอดีและเกิดประโยชน์สูงสุดกับพื้นที่ในคลังหรือโกดังสินค้า การระบบ WMS ที่ดีจะช่วยให้คุณค้นหาตำแหน่งที่เหมาะสมสำหรับการจัดเก็บที่ดี และมีการยืนยันตำแหน่งการจัดเก็บไว้ด้วย โดยการทำงานแบบดั้งเดิมจะมีเจ้าหน้าที่ตรวจและเซ็นอนุมัติ หลังจากตรวจสอบแล้วว่ามีการจัดเก็บสินค้านั้นในพื้นที่นั้นจริง และเมื่อมีการพัฒนาของระบบ คลังสินค้า หรือ WMS โดยมาใช้การยิงบาร์โค้ดติดไว้ที่ตัวสินค้าเพื่อยืนยันตำแหน่งในการจัดเก็บสินค้านั้นๆ ในพื้นที่ที่ถูกต้อง เพื่อช่วยในการค้นหาสินค้าได้รวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขึ้น
   
   
3. การส่งมอบสินค้า (Delivery) : คือกระบวนการเบิกและจัดเตรียมสินค้าก่อนการส่งสินค้าให้ลูกค้า โดยระบบ ระบบ WMS จะมีระบบ Search เพื่อช่วยในการค้นหาได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นการเบิกแบบ FIFO, LIFO ,FEFO หรือสามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาสินค้าเองก็สามารถทำได้ เมื่อสามารถรู้ตำแหน่งได้รวดเร็วและถูกต้องแล้ว พนักงานจึงสามารถทำการหยิบและเตรียมสินค้าตามที่ระบบแนะนำ ก็จะช่วยลดความผิดพลาดในการจัดส่งสินค้าได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนั้นระบบการจัดการ คลังสินค้า (Warehouse Management System) หรือระบบ WMS ที่ยังต้องมี 7 องค์ประกอบที่สำคัญดังนี้

1. ระบบสินค้าเข้า (Stock Entry) : คือระบบที่คอยบันทึกข้อมูลของสินค้าที่เข้ามาในคลัง เช่น ชื่อสินค้า, ประเภท, รหัสสินค้า,จำนวน,ปริมาณ และสถานที่จัดเก็บ เพื่อให้สามารถรู้ว่าของออกจากคลังต้นทาง (Source Warehouse) เท่าไหร่ ช่วยให้รู้ว่าจะต้องมีของเข้ามากักเก็บไว้ในคลังปลายทาง (Target Warehouse) เท่าไหร่ หรือมีอะไรเคลื่อนย้ายจากคลังหนึ่งไปอีกคลังหนึ่งอย่างไร เป็นต้น
   
   
2. ระบบจัดการและเอกสาร (Documenting) : โดยเอกสารที่สำคตัญต่างๆ ในระบบการจัดการ คลังสินค้า นั้นจะประกอบไปด้วย
   • ใบส่งของ (Delivery Note) : คือเอกสารที่จะออกเมื่อส่งสินค้าให้กับลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานระหว่างผู้ส่งและผู้รับ จะมีรายละเอียดของรายการสินค้าที่ส่ง, จำนวน,ราคา,ข้อมูลผู้รับ, ข้อมูลผู้จัดส่ง, วันที่และรายละเอียดการจัดส่ง รวมทั้งเงื่อนไขต่างๆ ที่กำหนดไว้ นอกจากนั้นก็ยังจะต้องมีส่วนสำคัญก็คือ หลักฐานการรับสินค้า ซึ่งจะต้องมีลายเซ็นของผู้รับสินค้า วันที่ในการรับสินค้า
     
     
   • ใบเสร็จการสั่งซื้อ (Purchase Receipt) : คือเอกสารที่ออกให้กับลูกค้า เพื่อยืนยันว่าได้มีการชำระค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว
     
     
   • ใบเบิก (Pick List) : ซึ่งอาจจะแยกออกเป็น 2 ประเภทก็ได้ตามประเภทของธุรกิจ เช่น หากธุรกิจของคุณมีการนำเข้าวัตถุดิบมาเก็บไว้ใน คลังสินค้า เพื่อนำไปผลิตต่อ ก็อาจจะต้องมีใบเบิกพัสดุหรือวัตถุดิบ (Material Request) แต่ถ้าไม่มีในส่วนนี้ก็จะเป็นเอกสารสำหรับเบิกสินค้า เพื่อจัดส่งให้กับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ รายการและจำนวนสินค้า, สถานที่จัดเก็บ ,ผู้ขอเบิก, ผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติ เป็นต้น
     
     
3. ระบบบริหารสินค้า (Inventory Management) : รายละเอียดที่จะปรากฏในระบบของการบริหารสินค้านี้ จะมีทั้งข้อมูลและจำนวนสินค้าที่อยู่ในคลัง, การเคลื่อนไหวของสินค้าต่างๆ ว่ามีอะไรที่ถูกจำหน่ายออกหรือนำเข้ามา, จัดเก็บอย่างไรและอยู่ที่ไหนใน คลังสินค้า เพื่อช่วยให้คุณสามารถรู้ได้ว่าสินค้าตัวไหนขายดี ควรจะผลิตเพิ่มหรือลดปริมาณการผลิตตัวไหนต่อไป ยิ่งหากมีข้อมูลจากฝ่ายขายหรือการตลาดเพิ่มด้วย ก็จะยิ่งช่วยการตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นเอง
   
   
4. ระบบจัดการการขนส่ง (Transportation Management System) : คือระบบที่ช่วยบริหารงานด้านโลจิสติกส์หรือการวางแผนและบริหารด้านขนส่งต่างๆ ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งในเรื่องของการลดต้นทุนการขนส่งและการรักษาคุณภาพของสิ่งของ อีกทั้งยังช่วยให้การขนส่งสินค้าไปยังลูกค้ามีความสะดวกรวดเร็ว นำมาซึ่งความพึงพอใจของลูกค้าได้อีกด้วย
   
   
5. ระบบโอนย้ายสินค้า (Inventory Transfers) : ในกรณีที่โรงงานหรือธุรกิจของคุณมีโรงงานหรือคลังมากกว่าหนึ่งที่ ซึ่งจะต้องมีการโยกย้ายสินค้าจากคลังหนึ่งไปอีกคลังสินค้าหนึ่งหรือระหว่างโรงงานอยู่บ่อยครั้ง โดยจะจ้องมี 4 ขั้นตอนสำคัญในระบบนี้ก็คือ
   
   
   • รายการโอนย้ายสินค้า : คือการทำเอกสารของรายการสินค้าที่ต้องการจะทำการโอนย้าย ทั้ง ชื่อสินค้า, จำนวน, ตำแหน่งจากคลังต้นทางและตำแหน่งของคลังปลายทาง
     
     
   • ดำเนินการโอนย้ายสินค้า : จะต้องมีการบันทึกใบแจ้งสินค้าออก และสินค้าที่ถูกโอนย้ายจะต้องถูกลบออกจากคลังสินค้าเดิม
     
     
   • จัดส่งใบแจ้งสินค้าออก : เมื่อมีการโอนย้ายสินค้าออกมายังโรงงานหรือ คลังสินค้า ใหม่ปลายทางจะต้องมีใบแจ้งสินค้าออกส่งและสินค้าที่โอนย้ายมาจะอยู่ในสถานะ “อยู่ระหว่างการขนส่ง”
     
     
   • รับสินค้าที่คลังหรือโรงงานปลายทาง : เมื่อสินค้าถูกโอนย้ายมายังปลายทางแล้ว ข้อมูลสินค้าจะถูกนำเข้าเป็นสินค้าคงคลังของคลังหรือโกดังใหม่
     
     
6. ระบบหน่วยนับสินค้า (Unit of Measurement) : คือการนับหน่วยของสินค้าเช่น 10 ชิ้น, 10 ใบ, 10 ตัว หรือการนับหน่วยแบบหลายชิ้น เช่น 1 โหล, 1 แพ็ค, 1 กล่อง เป็นต้น
   
   
7. ระบบช่วยสรุปภาพรวมในระบบจัดการคลังสินค้า (Report) : ระบบรายงานผลจะช่วยให้คุณขับเคลื่อนธุรกิจด้วยการตัดสินใจอย่างถูกต้องจากข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงของสินค้า เพื่อช่วยให้คุณทราบถึงความต้องการของลูกค้าแต่ละช่วงเวลา ซึ่งอาจนำไปสู่การวางแผนกลยุทธ์การขายหรือการตลาดของธุรกิจคุณได้มีประสิทธิภาพ ซึ่งข้อมูลที่จะช่วยสรุปภาพรวมของสินค้าภายใน คลังสินค้า ดังนี้
   
   
   • Stock Ledger คือรายการบันทึกธุรกรรมทั้งหมด เช่น จำนวนสินค้าที่เข้าหรือออก, จำนวนสินค้าคงเหลือ หรือวันที่เกิดธุรกรรม ฯลฯ
     
     
   • Stock Balance คือข้อมูลสินค้าคงเหลือ โดยแยกออกเป็นทั้ง จำนวนคงเหลือในคลังและมูลค่าของสินค้าคงเหลือ
     
     
   • Stock Summary คือข้อมูลที่สรุปสถานะของสินค้าว่ามีสินค้าเข้าหรือออกคลัง จำนวนเท่าไหร่ มากน้อยแค่ไหน จำนวนคงเหลือเท่าไหร่ ยอดการเบิกใช้งาน ฯลฯ

และนี่คือทั้งหมดของระบบการจัดการโกดังและ คลังสินค้า หรือ Warehouse Management System เพื่อช่วยให้คุณดำเนินการผลิตและทำธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นจากข้อมูลของระบบการจัดการก็ดี จากการปฏิบัติงานที่สะดวกรวดเร็วมากขึ้นก็ดี และที่สำคัญการจัดการจัดส่งสินค้าที่ถูกต้องแม่นยำและรวดเร็วขึ้นจะช่วยสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าของคุณมากขึ้นได้อีกด้วย

หากคุณกำลังมองหา คลังสินค้า หรือโกดังพร้อมที่ดิน ที่มีมาตราฐานและตั้งอยู่บนเส้นทางคมนาคมที่สะดวกสบาย สามารถขนส่งได้หลากหลายช่องทาง อีกทั้งยังอยู่บนพื้นที่ยุทธศาสตร์สำคัญระหว่างกรุงเทพมหานครและโครงการระเบียงเขตเศรษฐกิจภาคตะวันออก (EEC) สามารถขนส่งได้หลากหลายช่องทาง โครงการ ไพร์ม เอสเตท เรามี โรงงานขนาดเล็ก, คลังสินค้า หรือโกดังพร้อมที่ดิน พร้อมโซลูชั่นมากมายให้คุณเลือกเพื่อความเหมาะสมของธุรกิจคุณ

สนใจดูรายละเอียดโครงการ โรงงานขนาดเล็ก, คลังสินค้า, โกดังพร้อมที่ดินทั้งหมดเพิ่มเติมได้ที่
เว็บไซต์: www.primeestate.co.th
โทร : 063 663 6663
Facebook Inbox : m.me/PrimeEstateSME
Line: line.me/R/ti/p/@primeestate
Email : Sales@primeestate.co.th